12 ทักษะการวางแผนงานที่คุณต้องการเพื่อความสำเร็จ

         คนทำรายการตรวจสอบ นักวางแผนงานมีทักษะในการจัดองค์กรที่ยอดเยี่ยม บางคนสามารถทำงานได้อย่างไม่เป็นระเบียบ แต่ในฐานะนักวางแผน สิ่งสำคัญคือต้องพึ่งพา
กระบวนการและวิธีการ หากคุณเป็นส่วนหนึ่งของทีม ซึ่งหมายความว่าจะทำให้ทีมของคุณทราบ ปฏิบัติตามไทม์ไลน์ งบประมาณ และการนัดหมาย ตลอดจนจัดเก็บเอกสารและข้อมูลสำคัญ
ให้เป็นระเบียบ ท้ายที่สุดแล้วเหตุการณ์ที่ดำเนินไปอย่างดีไม่ได้เกิดขึ้นโดยบังเอิญ ต้องใช้ทักษะการจัดองค์กรที่เฉียบคมและใส่ใจในรายละเอียด ตั้งแต่การวางแผนไปจนถึงการวิเคราะห์
หลังเหตุการณ์

ผู้วางแผนงานที่ประสบความสำเร็จสามารถจดจำรายละเอียดเพียงเล็กน้อยและอยู่เหนือทุกสิ่งตลอดไปด้วยรอยยิ้ม

         คุณสมบัติอีกประการหนึ่งของนักวางแผนงานอีเเว้นท์คือความสามารถในการโต้ตอบและสร้างสายสัมพันธ์ในเวลาอันสั้น นักวางแผนงานมีทักษะในการสื่อสารที่ดีเยี่ยม และไม่กลัวที่จะพูดคุยกับผู้บริหาร C-suite ผู้เข้าร่วมงาน ผู้บริจาค ผู้สนับสนุนแบรนด์ และแน่นอน ผู้ขาย ทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งเป็นสิ่งจำเป็น เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้อง
ในกิจกรรมเข้าใจบทบาทและสิ่งต่าง ๆ ของพวกเขาดำเนินไปโดยปราศจากความผิดพลาด คุณยังต้องมีทักษะการเขียนที่แข็งแกร่งพอๆ กันในการถ่ายทอดข้อมูลได้อย่างถูกต้องด้วยความมั่นใจ ความเคารพ และความชัดเจน

นักวางแผนงานเป็นผู้ฟังที่ดี ซึ่งช่วยให้พวกเขาเข้าใจความต้องการและความต้องการของลูกค้า

         นักวางแผนงานคือนักสร้างเครือข่ายที่ชาญฉลาด การสร้างเครือข่ายเป็นทักษะในการวางแผนงานที่สำคัญ เนื่องจากอุตสาหกรรมงานอีเวนต์มีพื้นฐานมาจากความสัมพันธ์และขับเคลื่อนด้วยบุคลากรจำนวนมาก มันต้องการเครือข่ายผู้ค้าที่กว้างขวาง รวมถึงช่างภาพ แสงและการตกแต่ง A/V ดีเจ
วงดนตรี ช่างวิดีโอ ฯลฯ นี่คือเครือข่ายของคนที่คุณจะช่วยเหลือเพื่อให้งานของคุณน่าจดจำ

         มันอาจจะเป็นเกมง่ายๆ แต่การที่จะเป็นนักวางแผนงานที่ยอดเยี่ยมได้ คุณต้องเข้าใจเหตุการณ์ การมีความเข้าใจในการทำงานของอีเวนท์เป็นทักษะที่สำคัญในการวางแผนงาน ในฐานะนักวางแผน คุณควรทราบวิธีสร้างแผนผังชั้นหรือร่าง RFP วิธีตรวจสอบสัญญาและวิเคราะห์ข้อมูลเหตุการณ์ คุณควรมีความรอบรู้ในพื้นฐานของวงดนตรีและดีเจ นักร้องประสานเสียง นักจัดดอกไม้ การตกแต่ง ฯลฯ

งานนี้เป็นงานศิลป์ที่ต้องมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งถึงสิ่งที่เป็นจริงและสิ่งที่ไม่ใช่ ทักษะเหล่านี้ต้องอาศัยการเรียนรู้และฝึกฝนและได้พัฒนามาตลอดเวลา

       ด้านที่ยากที่สุดประการหนึ่งของการวางแผนงานคือการทำให้ลูกค้ามีความสุข บรรทัดล่าง: ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ ไม่ว่าจะเป็นลูกค้าหรือผู้บริหารระดับสูง ต้องการบางสิ่งบางอย่างและเป็นหน้าที่ของคุณที่จะทำให้มันเกิดขึ้น ในการทำเช่นนี้ด้วยความสง่างาม ผู้วางแผนงานต้องมีการอุทิศตนอย่างแรงกล้าในการให้บริการลูกค้า แม้ว่างานจะแทบจะเป็นไปไม่ได้เลย คุณก็ต้องสุภาพกับการตอบกลับของคุณ

เมื่อคุณสุภาพและเป็นมิตร มันช่วยลดความกังวลใดๆ ที่ลูกค้าของคุณอาจมี

        นักวางแผนกิจกรรมที่ประสบความสำเร็จสามารถแก้ปัญหาต่างๆ ได้ด้วยความใจเย็น ความมีไหวพริบของพวกเขาไม่ได้จำกัดอยู่แค่โน้ตแปะและหมุดนิรภัยเท่านั้น พวกเขาสามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วในระหว่างความท้าทายที่ไม่คาดฝัน ทั้งหมดนี้อยู่ในความสงบ พวกเขาสามารถให้ผู้ชมมีส่วนร่วมในขณะที่วิทยากรติดอยู่ในรถติดหรือตัดสายยาวสำหรับมื้อกลางวัน ทักษะการวางแผนกิจกรรมนี้ช่วยให้ผู้จัดงานมีความว่องไว ปรับตัวได้ และสร้างสรรค์ ทักษะการแก้ปัญหานั้นมาพร้อมกับเวลาเช่นกัน และหากคุณเพิ่งเริ่มต้น คุณสามารถปรับปรุงการตอบสนองของคุณโดยเน้นที่การวางแผนล่วงหน้าเพื่อแก้ไขปัญหาต่างๆ

กุญแจสำคัญอยู่ที่การตรวจสอบช่องโหว่ในแผนของคุณอย่างต่อเนื่องและการสร้างแผนสำรองในกรณีที่สิ่งต่าง ๆ เปลี่ยนทิศทางไป

         หากคุณคิดว่าตัวเองเก่งเรื่องการเจรจา แสดงว่าคุณมีทักษะการวางแผนงานที่สำคัญ เป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้วางแผนงานที่จะสามารถเจรจาสัญญากับผู้สนับสนุนหรือรับข้อตกลงที่ดีที่สุด
ในขณะที่จองสถานที่ การเจรจาต่อรองเป็นศิลปะที่ต้องใช้ทั้งการเตรียมการ ไหวพริบ และความมั่นใจ

การจัดทำงบประมาณจำเป็นต้องมีการคาดการณ์และติดตามการใช้จ่ายในขณะที่จัดการกับใบแจ้งหนี้ ข้อเสนอ และค่าใช้จ่าย

         สำหรับผู้จัดงาน การทำงานหลายอย่างพร้อมกันไม่ใช่ทางเลือก แต่เป็นทักษะการวางแผนงานที่ต้องมีเพื่อสร้างกิจกรรมที่ยากจะลืมเลือน คุณต้องทำงานหลายอย่าง เช่น การขายตั๋ว การโปรโมตงาน การได้รับสปอนเซอร์ และการขนส่งในแต่ละวัน นอกจากนี้ ยังมีอีกหลายกิจกรรมที่คุณต้องวางแผนพร้อมกัน หากคุณมีทีม คุณสามารถมอบหมายงานบางอย่างได้ แต่ในท้ายที่สุดมันคืองานของคุณที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งใดหลุดจากรอยแตกร้าว

         การวางแผนกิจกรรมเป็นมากกว่าการทำรายการสิ่งที่ต้องทำ ในฐานะผู้วางแผนงาน คุณต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์เพื่อทำให้วิสัยทัศน์เป็นจริง ไม่ว่าผู้คนจะพูดอะไร ความคิดสร้างสรรค์เป็นทักษะที่เรียนรู้ได้และสามารถสร้างขึ้นได้เมื่อเวลาผ่านไป เป็นทักษะการวางแผนงานที่จำเป็นอย่างยิ่งยวดซึ่งจำเป็นต่อการผสมผสานความถูกต้อง
และความหลงใหลในแต่ละงาน แม้ว่างานของคุณอาจไม่มีที่ว่างมากพอสำหรับนวัตกรรมและความคิดสร้างสรรค์ แต่ก็ยังมีที่ว่างให้ทำสิ่งต่าง ๆ แตกต่างออกไป แม้ว่าคุณจะถูกจำกัดโดยความต้องการของลูกค้าของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างสรรค์กับธีมงาน เลือกสถานที่ที่ไม่เหมือนใคร หรือมีวิทยากรที่สร้างแรงบันดาลใจ สำหรับความคิดสร้างสรรค์

ลองหาแรงบันดาลใจจากบล็อกออนไลน์ ช่องทางโซเชียลมีเดีย หรืออินฟลูเอนเซอร์

         การเป็นผู้นำเป็นทักษะการวางแผนที่จำเป็นสำหรับผู้จัดงาน คุณต้องสามารถทำงานร่วมกับทีมของคุณเพื่อจัดกิจกรรมที่ไร้ที่ติ มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับความไว้วางใจ การมอบหมาย และการทำงานให้สำเร็จ หากคุณไม่ได้เป็นผู้นำโดยกำเนิด ทักษะนี้สามารถพัฒนาได้เมื่อเวลาผ่านไป คุณไม่จำเป็นต้องเป็นคนพาหิรวัฒน์เพื่อเป็นผู้นำที่ดี

บุคลิกตามธรรมชาติของคุณพร้อมกับความหลงใหลในการวางแผนงานสามารถช่วยพัฒนาทักษะความเป็นผู้นำได้

         แม้จะดูซ้ำซากและชัดเจนอย่างที่เห็น การเป็นผู้ช่วยในความสำเร็จของคุณ นักวางแผนงานที่ประสบความสำเร็จจะใส่คุณสมบัติต่างๆ เช่น ความหลงใหลและความกระตือรือร้นในการทำงานประจำวัน พวกเขามีแรงจูงใจในตนเองและมีชีวิตอยู่เพื่อรู้สึกภาคภูมิใจหลังจากนำเสนองานที่แขกของพวกเขามีความสุขอย่างแท้จริง

        เมื่อไม่นานมานี้ เทคโนโลยีในอุตสาหกรรมอีเว้นท์ถือเป็นโบนัสที่ดี แต่ไม่จำเป็น ไม่อีกแล้ว ทุกวันนี้ โซลูชันเทคโนโลยีทำหน้าที่เป็นทีมวางแผนงานที่เพิ่มขึ้น แม้ว่าการเปลี่ยนแปลง
ครั้งใหญ่ ในแนวทางการวางแผนงานไม่ได้ต้องการให้นักวางแผนรู้วิธีแก้ปัญหาอย่างลึกซึ้งแต่สิ่งสำคัญคือต้องเต็มใจที่จะเรียนรู้วิธีใช้โซลูชันเทคโนโลยีและติดตามแนวโน้มปัจจุบัน
ในอุตสาหกรรม

         หากคุณมีทักษณะการวางแผนอีเว้นท์ส่วนใหญ่ โอกาสที่คุณจะทำงานเป็นนักวางแผนได้ดีเยี่ยม หรือไม่คุณยังคงสามารถเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านงานอีเว้นท์ที่ประสบความสำเร็จได้
เนื่องจากสิ่งเหล่านี้ส่วนใหญ่สามารถพัฒนาได้ด้วยความมุ่งมั่นและความเต็มใจที่จะเรียนรู้ มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการเรียนรู้อย่างต่อเนื่องและปรับปรุงในแต่ละเหตุการณ์